Por Lucely Cruz Sánchez
La digitalización de los procesos ya no es un lujo sino una necesidad, el tiempo avanza y con ello las situaciones ameritan modernidad, es la realidad de hoy en día. Ante esta condición, es necesario avanzar con base en las necesidades del mundo moderno, gracias a ello han surgido diversas tecnologías que nos permiten avanzar a la par, tal como sucede con la Firma Electrónica.
Si bien es cierto, por muchos años el medio idóneo y recurrente para la suscripción de documentos ha sido la firma autógrafa, ya que es comúnmente reconocida por la sociedad como el medio oportuno de manifestación de la voluntad, sin embargo, esta situación ha tenido que cambiar, pues la contratación entre ausentes se torna más necesaria día con día, tal como le ocurrió al mundo entero con el acontecimiento de la pandemia por COVID-19, desencadenando una serie de dificultades para contratar o llevar a cabo actos a distancia, no dejando de lado las diversas complicaciones que se derivan del uso de la firma autógrafa, tal como su falsificación.
Englobando dichos acontecimientos, la Firma Electrónica es el recurso de vanguardia que emergió para contrarrestar estas condiciones adversas; en México, su implementación data desde el año 2000 y que más adelante el 11 enero del 2012 se llevaría a cabo la puesta en marcha de la Firma Electrónica Avanzada con la publicación de la Ley que lleva el mismo nombre, sin embargo su práctica no ha sido sencilla, pues las empresas y la sociedad aún tiene dudas respecto a su validez y legalidad, cuestionando y evitando recurrir a este medio por desconocimiento o simplemente por negación.
Pero, ¿qué es la Firma Electrónica? Ésta puede ser de dos tipos:
Firma Electrónica Simple (FES): El Artículo 89 del Código de Comercio la define como;
“Los datos en forma electrónica consignados en un Mensaje de Datos, o adjuntados o lógicamente asociados al mismo por cualquier tecnología, que son utilizados para identificar al Firmante en relación con el Mensaje de Datos e indicar que el Firmante aprueba la información contenida en el Mensaje de Datos, y que produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa, siendo admisible como prueba en juicio”.
Como verán, es el tipo básico de firma electrónica, este conjunto de datos al utilizarse como firma se une a un documento electrónico y se envía en un mensaje electrónico, dicho mensaje va cifrado; para que vaya cifrado el emisor debe contar con una clave pública, asignada por un organismo autorizado para tal fin, de manera que nadie puede modificarlo ni alterarlo, garantizando su integridad de esta forma.
La principal finalidad de la FES es la de identificar al sujeto que la utiliza (el Emisor/firmante), que como podrán darse cuenta, el Código de Comercio señala claramente que produce los mismos efectos jurídicos que una firma autógrafa, además, es admisible como prueba en juicio.
Firma Electrónica Avanzada (FIEL): El artículo 2 de la Ley de Firma Electrónica Avanzada la define como; “el conjunto de datos y caracteres que permite la identificación del firmante, que ha sido creada por medios electrónicos bajo su exclusivo control, de manera que está vinculada únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, lo que permite que sea detectable cualquier modificación ulterior de éstos, la cual produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa.”
En similitud con la anterior, la FIEL también es un conjunto de datos electrónicos que sirven para identificar al emisor de un mensaje permitiendo su integridad. Te preguntarás entonces, ¿cuál es la diferencia?
La diferencia entre la simple y la avanzada es que la última está creada bajo una serie de controles que están bajo vigilancia u observación directa e inmediata del firmante, por lo que la dota de mayor seguridad, permitiendo una autenticación e identificación más segura del firmante, además de que la infraestructura de la tecnología de la FIEL es de clave pública o PKI que se asocia al certificado digital, que es el medio físico, mensaje de datos o registro que confirma el vínculo entre un firmante y la clave privada, esto es, el medio donde se entrega la firma respaldado por un tercero confiable, siendo este, la autoridad certificadora que lo emitió.
Una vez comprendidos ambos conceptos, me abocaré a responder las preguntas más frecuentes en torno al uso de la Firma Electrónica:
¿Es válida la Firma Electrónica en México?
Como dije al inicio, el acostumbrado uso de la firma autógrafa en la suscripción de documentos podría deberse a un simple hábito y desinformación, pues disposiciones legales como el Código Civil Federal, Código de Comercio, Código Federal de Procedimientos Civiles, la Ley de Firma Electrónica Avanzada y la NOM-151, reconocen la manifestación del consentimiento por medios electrónicos desde hace ya varios años, así como el uso de las firmas electrónicas.
Por ejemplo, nuestro Código Civil Federal desde su reforma, el 29 de mayo del 2000, en su artículo 1803 reconoce a los medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología como una forma de consentimiento expreso, esto es, respaldados por dicha disposición, podíamos optar por estas soluciones vanguardistas para manifestar la voluntad desde hace ya 22 años.
Lo mismo sucede con la firma de actos mercantiles, pues el Código de Comercio desde el 2003 regula el uso de este tipo de herramientas digitales. Entonces, en resumidas cuentas, la respuesta es SÍ, la validez de la Firma Electrónica en nuestro país es una realidad desde hace más de 20 años, reforzando y tomando mayor aceptación con la creación de la Ley de Firma Electrónica Avanzada en 2012 que nos otorgó los parámetros y directrices para su uso y validez.
¿Es segura?
Completamente, ya sea con el firmado simple o el avanzado, pues ambos generan registros electrónicos que permiten la identificación y autenticación del firmante, la hora y fecha en la que la firma se registra, así como su dirección IP, tornando de seguridad y validez a una transacción en comparación con una firma autógrafa.
Ahora bien, ¿Cuáles son sus ventajas?
El uso de la Firma Electrónica otorga mayor agilidad en los procesos y reducción de los tiempos de respuesta, permitiendo englobar la prestación de los servicios y/o contratación en tu empresa, ahorrando los tiempos y costos en la gestión y agenda de firmas de los actos que se vayan a ejecutar (reduce el papeleo y costos en el traslado de firmantes).
Un mejor control de tus documentos firmados es también otra de las ventajas del uso de la Firma Electrónica, eliminando la exposición al empleo y el traslado de información confidencial tangible.
Se disminuyen y evitan errores humanos, esto debido a que la Firma Electrónica a diferencia de la autógrafa, provee de mayor seguridad en la firma de documentos, pues dos de las características más importante de la FIEL es el No Repudio, es decir; la autoría del contenido del documento es innegable por el emisor, así como la confidencialidad, ocasionando con esto una disminución de daños y pérdidas en el patrimonio respecto al riesgo de falsificación de firmas y/o fraude.
Es amigable con el ambiente, pues al reducir el papeleo, contribuirás a un panorama de sustentabilidad en el planeta.
Y por último la pregunta del millón, ¿qué actos podemos firmar con Firma Electrónica?
Como es de saberse, tanto el Código Civil Federal como el Código de Comercio, le aseguran validez y legalidad a los contratos celebrados a través de estas soluciones tecnológicas, por lo que podemos utilizar la firma electrónica desde un simple acuse de recibo, hasta la firma de diferentes tipos de documentos comerciales y empresariales, inclusive en la celebración de diversos contratos y convenios, exceptuando de estos la celebración de contratos en donde la ley exige una firma autógrafa o les requiere una forma específica, por ejemplo, la compraventa de inmuebles.
Para culminar, de manera muy general me gustaría comentar otro uso que pudiésemos darle a la Firma Electrónica, esto es en el tema de la operación de los fideicomisos a través de la Firma Electrónica. Si bien es cierto, la operación de los fideicomisos se rige ampliamente por las instrucciones de las partes al Fiduciario y en su defecto por el comité técnico, como es de suponerse, estas instrucciones deberán cumplir con las tres más importantes características que son comúnmente conocidas dentro del universo Fiduciario como “Las tres Fs” esto es, FINES, FIRMAS y FACULTADES, que su conjetura deberían ser los primeros filtros para validar y consecuentemente ejecutar la instrucción, sin embargo esto no es completamente seguro debido a las falsificaciones de firmas autógrafas que suelen ocurrir en la operación de los fideicomisos.
En relación con lo anterior, los fiduciarios optan por añadir otro tipo de filtros y seguros que garanticen que efectivamente se trata de una instrucción genuina de las partes o del comité técnico, tales como; llamadas de confirmación y correos y personas autorizadas para instruir. Sin embargo, muchas veces estas medidas no son suficientes a la hora de asegurarnos de la genuinidad de las instrucciones, por lo que tomando en cuenta todas las ventajas que fueron plasmadas en el desarrollo del presente, una solución muy correcta para esta situación sería la de implementar el uso de la Firma Electrónica en la suscripción de las instrucciones al Fiduciario, agilizando también de esta manera la operación.
Fuentes
- Barreto Zúñiga, L.A. (2011). Evolución de la firma autógrafa a la Firma Electrónica Avanzada. Revista Digital Universitaria. Volumen 12 Número 3. Pág. 5-8.
- Ley de Firma Electrónica Avanzada
- Código Civil Federal
- Código de Comercio
Lucely Cruz Sánchez
Licenciada en Derecho y Maestra en Derecho Corporativo.Profesional con más de 8 años de experiencia en el sector Corporativo y Fiduciario, se ha desempeñado como Abogado Corporativo y Ejecutivo de Promoción y Administración Fiduciaria en importantes Instituciones Financieras.