Por Claudia Sejas
Bolivia
Si bien, existe bastante información sobre la estructuración y administración de Fideicomisos, pero muy poco se puede encontrar al momento de hablar del cierre, extinción y liquidación de un Fideicomiso. Esta última etapa del proceso Fiduciario no deja de tener relevancia y suma importancia al momento de concluir la relación contractual con el Fideicomitente, por lo que es importante establecer los criterios y lineamientos generales para el Cierre de Fideicomisos, el establecer directrices generales y consideraciones que se deben tomar en cuenta para un adecuado cierre, extinción y liquidación de un Fideicomiso, así como la consecuente transferencia de los recursos y bienes residuales del Fideicomiso según su naturaleza y lo establecido en el contrato y normativa legal vigente.
Previo es importante comprender que, por Cierre del Fideicomiso se entiende al proceso por el cual se encauza la liquidación del Fideicomiso, producto de la extinción del mismo.
La Extinción del Fideicomiso, es el acto jurídico con el que se da por terminada formalmente la relación contractual entre el Fideicomitente, Fideicomisario y el Fiduciario, es el momento en que el Fideicomiso deja de tener vida jurídica y no proceden actos de administración según la forma en que hubieren sido constituidos.
Extinguido el Fideicomiso se procede con la Liquidación del Fideicomiso que, no es más que el desarrollo de las operaciones administrativas, financieras y contables, relacionadas con la devolución del patrimonio fideicomitido, determinar el valor de dicho patrimonio, ordenar y saldar las cuentas pendientes, gestionar la devolución del efectivo y demás derechos y obligaciones del fideicomiso, para concluir formalmente mediante la suscripción de un Convenio de Cierre, Extinción y Liquidación.
Por tanto las fases del proceso de cierre, extinción y liquidación de un Fideicomiso en Bolivia son:
Fase 1: Establecer las Responsabilidades de cada Dirección/ Departamento o Área involucrada en el cierre
Esta etapa consiste en definir con claridad la responsabilidad de todas las direcciones, departamentos o áreas involucrados en la administración y cierre del Fideicomiso, para cuyo efecto es recomendable contar con un Reglamento Interno de Cierre que precise el alcance y trabajo que cada uno debe realizar en el marco de la naturaleza de cada entidad.
Fase 2: Establecer las causales de la extinción y efectos de la terminación del negocio fiduciario
Las causales de extinción del Fideicomiso serán, en primera instancia, las que están establecidas en el Contrato del Fideicomiso. En caso que el Contrato no establezca las causales de extinción, se deberá considerar la normativa relacionada. En Bolivia, el Código de Comercio [1] establece como Causales de Extinción las siguientes:
- Expiración del plazo señalado en el contrato.
- Cumplimiento de la condición resolutoria a la cual se haya sujetado.
- Muerte del fideicomitente o del beneficiario cuando el suceso haya sido señalado como causa de extinción.
- Disolución o liquidación de la entidad fiduciaria.
- Haberse realizado sus fines o por la imposibilidad material de realizarlos.
- Mutuo acuerdo entre el fideicomitente y el beneficiario, sin perjuicio de los derechos del fiduciario.
- Revocación del fideicomitente cuando se haya reservado este derecho en el acto constitutivo.
- Imposibilidad de sustitución por falta de otro fiduciario.
Asimismo, el Código de Comercio[2] establece como efectos de la terminación del negocio fiduciario, por cualquier causal, los bienes del fideicomiso se revertirán al fideicomitente conforme a lo establecido en el Contrato.
Fase 3: Análisis Interno
Consiste en realizar el análisis normativo y evaluación de la relación contractual, de la administración del Fideicomiso; así como, el análisis de los estados financieros del Fideicomiso y todo el movimiento económico a fin de elaborar los respectivos informes. En esta etapa, y a efectos de llevar adelante un proceso efectivo de cierre y liquidación de un Fideicomiso, se deberá considerar lo siguiente:
- Condiciones Administrativas del Cierre: Se debe preparar toda la documentación recibida y generada durante la administración del Fideicomiso debiendo mínimamente considerar lo siguiente:
- Correspondencia interna – externa que cursa en cada Dirección.
- Informes emitidos o recibidos.
- Toda documentación generada en función al tipo de Fideicomiso administrado.
- Centralizar, organizar, clasificar toda la documentación generada durante la vida del Fideicomiso.
- Generar todas las condiciones para la entrega de la documentación al Fideicomitente.
- Coordinar la entrega de toda la documentación generada del Fideicomiso en el marco de lo establecido en el acto constitutivo o en su defecto según lo acordado con el Fideicomitente.
- Condiciones Financieras del Cierre: A fin de proceder con la conciliación financiera de cierre y liquidación del Fideicomiso, se deberá considerar en la elaboración del informe financiero:
- Estructurar a detalle los ingresos y gastos originados en el Fideicomiso desde su inicio hasta la fecha de cierre.
- Detallar las transferencias realizadas al Patrimonio Fideicomitido por parte del Fideicomitente.
- Detallar las devoluciones realizadas al Fideicomitente o la restitución al Tesoro General de la Nación según corresponda.
- Detallar los pagos de comisiones fiduciarias desde el inicio del Fideicomiso hasta el cierre del mismo.
- Elaborar los Estados Financieros del Fideicomiso adjuntando las respectivas notas a los estados financieros.
- Realizar las gestiones para la baja contable del Fideicomiso una vez concretado el cierre.
- Realizar una provisión de gastos de cierre del Fideicomiso.
- Concluido el trámite de Protocolo del Convenio de Cierre y Extinción del Fideicomiso deberá comunicar los gastos efectuados al Fideicomitente y la devolución de recursos si los hubiere.
- Proceder al cierre de cuentas del Fideicomiso y baja contable.
- Condiciones Legales del Cierre: Se debe preparar el estado de situación actual de los procesos judiciales que se hubieran generado durante la Administración del Fideicomiso considerando las acciones en función de si se trata de un Fideicomiso Público o Privado.
Fideicomisos Públicos: Si se trata de un Fideicomiso Público, en Bolivia se debe considerar los siguientes aspectos:
- Realizar las gestiones para el cambio de usuario de sistema ROPE ante la Procuraduría y usuario CONTRELG ante la Contraloría.
- Previa a la transferencia de los procesos judiciales, se deberá realizar la actualización del proceso, salvo que sean procesos judiciales de carteras de Contratos de Fideicomisos vencidos a cuyo efecto se deberá realizar las gestiones para la baja del sistema.
- Previa a la transferencia de los procesos judiciales se deberá suscribir un Acta Notariada de entrega y recepción con el Fideicomitente o a quien éste delegue.
- Una vez suscrita el Acta Notariada de entrega y recepción de los procesos judiciales se debe verificar la BAJA de usuarios ROPE y CONTROLEG del Fiduciario y el ALTA de dichos usuarios al Fideicomitente o a quien éste delegue para recibir las carpetas de los procesos judiciales.
- En caso de existir bienes adjudicados y/o bienes remanentes de la administración del Fideicomiso, se debe prever la generación de un instrumento legal que garantice la transferencia del derecho propietario al Fideicomitente.
Fase 4: Análisis Externo
En esta Fase se procura el trabajo coordinado con el Fideicomitente, siendo recomendable la conformación de mesas de trabajo para presentar los respectivos informes de cierre, realizar la conciliación de la Administración fiduciaria (Cartera, inversiones, asistencia técnica, según corresponda), a fin de emitir las Actas de conciliación, el Informe Final de Rendición de cuentas y el inicio de proceso de contracción de Auditoría Externa.
El informe final de Rendición de Cuentas deberá ser desarrollado en coordinación entre las distintas Direcciones implicadas en el proceso de cierre y extinción del Fideicomiso.
De igual forma en coordinación con el Fideicomitente se deberá realizar las gestiones en tres niveles: transferencia de recursos, transferencia de documentación y transferencia de cartera, según corresponda.
Transferencia de Recursos
- Realizar las gestiones que correspondan para restituir los recursos al Fideicomitente excepto la provisión de gastos de cierre.
- Contar con todos los respaldos documentales y registros contables que respaldan las transferencias realizadas.
- Contar con la conformidad de recepción de los recursos por parte del Fideicomitente.
- Asegurar la correcta baja contable del Fideicomiso en los registros de la entidad Fiduciaria.
Transferencia de Documentación: A efectos de poder realizar la transferencia de la documentación generada durante la administración de los Fideicomisos, los requisitos mínimos que se debe tener en cuenta son:
- Datos Generales: Corresponde a la información de identificación de la entidad que transfiere la documentación y de la que recibe la misma debiendo consignar: i) Fecha de transferencia, ii) Nombre de la Fiduciario, iii) Nombre del Fideicomitente, iv) Nombres y apellidos del personal que realiza y recibe la transferencia así como su cargo.
- Forma de registro de la Documentación: Corresponde a los requisitos que deben identificarse al momento de organizar la documentación que será transferida, como ser número de caja , soporte (carpeta, carpetilla, legajo, anillado), serie documental o contenido del documento, número de tomo, fojas, forma de presentación y alguna observación que pudiera existir.
- Acta de Entrega: Es importante dejar constancia de la entrega de documentos mediante la suscripción de un Acta de entrega documental debidamente suscrita por los representantes designados tanto del Fideicomitente como del Fiduciario con preferencia en presencia de un Notario de Fe Pública.
Transferencia de Cartera: En caso de Fideicomisos que contemple la Administración de Cartera, se deberá contemplar el proceso de transferencia y migración de cartera con todas las gestiones que implique su administración, debiendo realizar un plan de transferencia considerando mínimamente los siguientes aspectos:
- Plan de entrega de carpetas.
- Transferencia de la Base de Datos.
- Altas y Bajas de reportes de reporte a burós de información crediticia.
- Gestión de transferencia de seguros de desgravamen.
- Transferencias de procesos legales.
- Suscripción de Actas de entrega Notariadas.
- Gestiones de cambio de cuentas recaudadoras de las cuotas de crédito.
- Cierre de cuentas recaudadoras.
- La transferencia de Datas de la gestión de cartera de créditos.
Fase 5: Rendición Final de Cuentas
Son las acciones que derivan de la conciliación realizada con el Fideicomitente, mediante las cuales se formaliza la misma a través de:
- Remisión de las Actas de Conciliación Final.
- Remisión del Informe Final de Rendición de Cuentas.
- Remisión del Proyecto de Convenio de Cierre y Extinción del Fideicomiso.
- Inicio del proceso de contratación de Auditoría Externa de cierre del Fideicomiso, si así lo establece el Contrato.
Fase 6: Extinción y Liquidación del Fideicomiso
Una vez remitido el informe final y actas de conciliación de cierre del contrato de fideicomiso se procede con la auditoría del cierre del Fideicomiso y la suscripción del Convenio de Cierre y Extinción del Fideicomiso .
El Convenio de Cierre y Extinción del Fideicomiso deberá ser elaborado considerando la naturaleza de cada Fideicomiso, debiendo contener mínimamente las siguientes cláusulas:
- Antecedentes: Deberá detallarse toda la documentación generada en el proceso de cierre (Normativa del Fideicomiso, Actas de Conciliación, Informes Finales de Rendición de Cuentas, Acta Notariada de entrega de documentación, Acta Notariada de entrega de proceso legales, informe de Auditoría externa y otros, según corresponda).
- Objeto: Deberá señalar con claridad el cierre y extinción del Fideicomiso.
- Declaración de las partes: Deberá señalar con exactitud la declaración y conformidad del Fideicomitente de todas las transferencias realizadas (recursos, documentación, procesos legales, bases de datos entre otros) y la liberación de responsabilidad del Fiduciario dando por extinguida la relación contractual.
- Aceptación: Es la conformidad de las partes señalando las identificaciones respectivas de las mismas.
En todo caso, siempre es recomendable analizar y verificar los motivos de extinción o cierre del fideicomiso, suscribir el Convenio de Cierre, Extinción y Liquidación del Fideicomiso, realizar las bajas del sistema contable e informático y revocar los poderes (según corresponda) hasta la liberación efectiva de la responsabilidad del Fiduciario con las gestiones de protocolización del dicho Contrato y remitir el mismo el mismo al Fideicomitente con cuyo documento se puede dar por extinto la relación contractual.
Notas al pie
-
Art. 1421. Causas de extinción. Código de Comercio.
-
Art. 1422. Efectos de la terminación del negocio del fideicomiso. Código de Comercio.
Claudia Sejas Avendaño
Licenciada en Administración de Empresas con experiencia profesional de más de 17 años y especialista en Administración Fiduciaria.