Mundo Fiduciario

México: Especial TMSourcing

Autor: Mundo Fiduciario

Un día como Oficial de Cumplimiento

Por Omar Cano Rey

Un día para el Oficial de Cumplimiento no puede decirse que es normal como todos los demás integrantes de la empresa que tienen definido un proceso específico para sus actividades, tienes que estar preparado para esperar que pase de TODO, en este punto no importa que tan adelante estés en tus labores diarias, algo muy importante que debes tener presente es que no debes dejarte llevar por la efusividad de  momento o la operación que se pueda estar llevando a cabo con alguno de los clientes, tienes que saber guardar la calma y mantener la cabeza fría, lo que te permitirá tener una visión más amplia en las posibles formas en que el cliente está estructurando la operación. El tener la responsabilidad de ser el Oficial de Cumplimiento dentro de una entidad que de un momento a otro tiene que realizar muchos cambios, se vuelve un poco complicado; pero no es por el trabajo en sí o la carga de trabajo que se tiene al principio y con la cual hay que cumplir en tiempos específicos, es por la cantidad de conocimientos de los que debes hacerte llegar para poder comprender la magnitud de las actividades que vas a desempeñar.


Los conocimientos que te exige la actividad son legales, administrativos, contables, financieros, pero más importante aún es saber hacer las interpretaciones adecuadas, como ejemplo te pongo que hay algunas controversias por la interpretación en la cual las SOFOMES, tienen que tener un oficial de cumplimiento por entidad, pero muchas de ellas no tienen estructura, todo se administra por medio de outsourcing y no es conveniente para la empresa contratar a una sola persona que tenga estas funciones, esto rompe por completo el esquema establecido por la empresa.

Otro punto adicional a considerar dentro de tus prioridades es el sistema, porque tienes que verificar que cubra todos los requerimientos que te piden las Disposiciones, como el que pueda emitir las alertas de las operaciones, relevantes, preocupantes, inusuales; hay que verificar que la información pueda ser almacenada durante los diez años posteriores a la fecha en la que se entrega la información, verificar que las operaciones se agrupen por montos, por cliente, por periodos específicos, que sea el medio por el cual el personal pueda reportar de forma segura y confidencial los diversos tipos de operaciones. 

 

Verificar y adecuar las políticas y manuales para que contemplen los lineamientos mínimos que se plasman en las Disposiciones en cuanto a la integración de los expediente del personal, de los clientes en función del papel que ocupen en la operación, como Acreditante, Acreditado, Fideicomitente, Fideicomisario, Comisionista, Comitente, ya sea persona Física, Física con actividad empresarial o Moral, PEPS, Nacionales o Extranjeros; al momento que se integren los expedientes sin importar el motivo de su integración recuerda que los documentos deben estar vigentes.

 

Otro punto adicional a considerar dentro de tus prioridades es el sistema, porque tienes que verificar que cubra todos los requerimientos que te piden las Disposiciones, como el que pueda emitir las alertas de las operaciones, relevantes, preocupantes, inusuales; hay que verificar que la información pueda ser almacenada durante los diez años posteriores a la fecha en la que se entrega la información, verificar que las operaciones se agrupen por montos, por cliente, por periodos específicos, que sea el medio por el cual el personal pueda reportar de forma segura y confidencial los diversos tipos de operaciones.


Verificar y adecuar las políticas y manuales para que contemplen los lineamientos mínimos que se plasman en las Disposiciones en cuanto a la integración de los expediente del personal, de los clientes en función del papel que ocupen en la operación, como Acreditante, Acreditado, Fideicomitente, Fideicomisario, Comisionista, Comitente, ya sea persona Física, Física con actividad empresarial o Moral, PEPS, Nacionales o Extranjeros; al momento que se integren los expedientes sin importar el motivo de su integración recuerda que los documentos deben estar vigentes.

El ser Oficial de Cumplimiento implica realizar un cambio en la forma de ver cómo se hacen las cosas al interior de la empresa, es decir, hay que verificar cada uno de los procesos que se han establecido y cuál es el nivel de cumplimiento que le da cada una de las personas que intervienen en los diferentes procesos que tiene la entidad para cumplir con sus objetivos primordiales, emitiendo opiniones objetivas de lo que se hace diario.


Además de verificar el cumplimiento en los procesos e identificar los riesgos, es importante destacar que el nivel de sensibilización en el manejo y análisis de la información y las operaciones se va haciendo más grande y evidente, de hecho no se puede hacer mal uso de la misma y en la mayoría de los acasos las empresas están apegadas a respetar y emitir un documento en el que se deja en claro al cliente que su información personal no se divulgará en ningún caso.


El Oficial de Cumplimiento tiene la tarea de hacer que todos los riesgos a los que se enfrenta una empresa derivado de las actividades de sus clientes se minimicen y para ello es necesario desarrollar, verificar, modificar, establecer, adecuar todos los controles necesario que tienen sus clientes, pero que además no sean exagerados, o que sean demasiado ligeros, todos los controles deben presentar un equilibrio, y deben ser efectivos, también todos los controles tienen vigencia y hay que irlos renovando de acuerdo a los cambios que se van detectando en el entorno en el que se desarrollan las actividades de la empresa.

La actividad que aportará mucha información complementaria para generar un entorno óptimo y específico sobre las actividades y el tipo de operaciones que quieren hacer nuestros posibles clientes con nosotros, es la participación en los comités o reuniones en donde se plantea cada una de las operaciones y en donde se pueden externar todas las opiniones respecto de los posibles riesgos que representa cada operación para la empresa.
La posición que se tiene dentro de la empresa te permite conocer todo su funcionamiento y estás en la obligación de detectar, comentar y en algunos casos solicitar las modificaciones necesarias a los procesos que se siguen en la empresa para que se apeguen a las actividades que realmente se llevan a cabo.
El Oficial de Cumplimiento no emite voto alguno para la aceptación o rechazo del negocio, sólo aporta la experiencia y la visión en la estructuración de las operaciones que puedan representar potenciales riesgo y su trabajo primordial es evitarlos.

Oliver Omar Cano Rey
Ejecutivo con más de 18 años de experiencia en el Sector Financiero y Bancario en Instituciones como BBVA Bancomer, Dirección Fiduciaria en donde me desempeñé como Contralor Interno para toda la Dirección a nivel Nacional, Ejecutivo de Administración Fiduciaria, Auditor Administrativo y de procesos Fiduciarios, así mismo tengo amplio conocimiento en el área operativa; en El Banco Deuno, IXE Grupo Financiero, S.A. en donde me desempeñé como Gerente en Mesa de Control Crediticio a nivel nacional; en MetLife en donde me desempeñé como ejecutivo comercial.
Actualmente me encuentro en el área de prevención de lavado de dinero y financiamiento al terrorismo de TMSourcing y como Oficial de Cumplimiento en la misma

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