Autor: Joaquín Alcántar Hernández Director Ejecutivo Legalex GS, S.A. de C.V.
Actualmente soy Director Ejecutivo de la empresa Legalex GS, egresado de la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo (UMSNH), en la carrera de Contador Público, cuento con una especialidad en Auditoría Interna, soy Candidato a Maestro en fiscal y profesor de la misma institución. Dentro de las nuevas tecnologías, la Firma Electrónica Avanzada se ha convertido en una herramienta indispensable para la identificación fehaciente de un firmante, como director de Legalex GS uno de los principales retos es garantizar la calidad y seguridad informática en la administración de las funciones operativas enfocadas al uso de la Firma Electrónica avanzada utilizada en aplicativos que agilizan procesos legales y comerciales.
La Firma Electrónica Avanzada
La firma electrónica avanzada (FEA) consiste en un conjunto de datos y caracteres que permite la identificación del firmante, la cual ha sido creada por un proveedor de servicios de certificación (PSC) autorizado por la Secretaría de Economía. Este tipo de firma consiste, básicamente, en un archivo o certificación digital que contiene los datos de identificación de su titular.
Ley de Firma Electrónica Avanzada
La Ley de Firma Electrónica Avanzada define a la FEA como:
“Firma Electrónica Avanzada: el conjunto de datos y caracteres que permite la identificación del firmante, que ha sido creada por medios electrónicos bajo su exclusivo control, de manera que está vinculada únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, lo que permite que sea detectable cualquier modificación ulterior de éstos, la cual produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa.”
De acuerdo con lo anterior, el consentimiento de las partes puede manifestarse en un contrato mediante el uso de medios electrónicos utilizando la FEA, surtiendo los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa.
Ejemplos de firma autógrafa y firma digital
No obstante, la firma autógrafa plasmada en papel tiene como desventaja que no contiene ningún elemento adicional para asegurarse que quien la realizó fue, en efecto, el firmante (o la persona cuyo nombre aparece en el documento), a menos que todas las partes se encuentren ubicadas en el mismo lugar. Mientras que la FEA permite dar certeza de que el mensaje de datos ha sido emitido por el firmante de manera tal que su contenido le es atribuible, al utilizar el certificado digital y clave privada creadas por el PSC.
Las ventajas de poder utilizar herramientas que permiten firmar documentos de manera remota sin utilizar papel son extensas. Para efectos del presente artículo, nos centraremos en las ventajas de utilizar la FEA en los siguientes casos: (i) Financieras (ii) Fideicomisos;, y (iii) Contratos de Trabajo.
Uso de FEA por Entidades Financieras
Uno de los principales cuellos de botella en la operación de Entidades Financieras es la firma de documentos por parte de sus clientes. Al interpretar los artículos 10 BIS 1 y 11 de la Ley de Transparencia y Ordenamiento de los Servicios Financieros (LTOSF), es evidente que las Entidades Financieras pueden llevar a cabo solicitudes, autorizaciones, instrucciones y comunicaciones, así como firmar Contratos de Adhesión con sus Clientes, siempre y cuando: (1) pueda comprobarse fehacientemente el acto jurídico de que se trate, y (2) si la Entidad Financiera y el Cliente pactaron el uso de medios electrónicos.
Al llevar a cabo la firma de documentos utilizando la FEA, las Entidades Financieras podrán ahorrar altos costos en papelería, viáticos, mensajería y gestión, así como permitir a sus clientes firmar de manera remota, teniendo como principal beneficio tiempos mucho más cortos para cerrar transacciones y colocar recursos, lo que representa mayores ingresos.
Uso de FEA por Fideicomisos
La operación de los fideicomisos se basa fundamentalmente en la ejecución por parte de Fiduciario de las instrucciones emitidas por los fideicomitentes o fideicomisarios, o en su caso, de las resoluciones que adopte el comité técnico del fideicomiso. En la actualidad, esto se hace mediante el intercambio de instrucciones firmadas de manera tradicional, cuando podría agilizar formidablemente mediante el uso de la FEA. Es decir, sustituir totalmente el papel, por instrucciones recibidas por medios electrónicos totalmente confiables y verificables en tiempo real.
Además, si desde la organización y diseño del contratos de fideicomiso las partes consideran utilizar la FEA, como el medio idóneo para operar el fideicomiso, entonces podrán pactar una estructura operativa mucho más moderna y ágil; como la posibilidad de celebrar comités técnicos, o de tomar resoluciones unánimes, de manera remota sin necesidad de reunirse; así como intercambiar información y ejecutar diversos actos jurídicos mediante el uso de plataformas electrónicas, reduciendo trámites y costos.
Uso de FEA para celebrar contratos individuales de trabajo
De acuerdo con la Ley Federal del Trabajo, es posible celebrar contratos individuales de trabajo mediante la FEA. Lo anterior se debe a que dicha firma es generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma que proporciona seguridad y protección frente a su falsificación y utilización por terceros, teniendo la misma validez que la firma manuscrita estampada sobre el contrato en papel.
Conclusiones
La firma autógrafa continúa siendo el medio más usado para la firma de contratos. Sin embargo, las empresas con un flujo importante de contratos gastan millones de pesos al año en costos de papelería, viáticos, comisiones a ejecutivos de ventas, paquetería, arrendamiento para instalar sucursales, sin mencionar los atrasos generados en sus operaciones del día a día.
Existe el mismo riesgo que una de las partes en una operación argumente que nunca firmó un contrato; no obstante, al firmar un contrato utilizando la FEA, hay mayores elementos de prueba para demostrar la validez de un contrato. Asimismo, puedes llevar un mejor control y monitoreo de cada uno de tus contratos, agilizar tus procesos de contratación y ahorrar mucho tiempo y dinero.